20 september 2018
Prenumerera på SFTI

Mål och syfte med e-handel

Syftet med e-handel är att skapa en effektiv inköpsprocess som möjliggör en förbättrad styrning av inköp mot de befintliga upphandlade ramavtal som offentliga organisationer ska följa. Många e-handelssystem kan också ge stöd för att automatisera interna processer.

Framförallt bidrar e-handel till att offentliga organisationer

  • följer upphandlade ramavtal och ökar sin avtalstrohet
  • får kostnadsbesparingar i form av bättre priser på längre sikt och att det blir enklare att göra priskontroller
  • kan göra tidsbesparingar genom att effektivisera sina beställningar och sin fakturahantering, vilket även leder till färre fel, men också att tidsbesparingar kan ge ökade resurser för själva kärnverksamheten
  • kan öka sin kvalitet och service genom att förbättra sin interna styrning och kontroll samt möjligheten till uppföljning, samtidigt som rättssäkerheten ökar och organisationen gör miljövinster.

Flera fördelar för leverantörer till offentlig sektor

För leverantörer innebär e-handel en möjlighet att effektivisera leveransprocessen. När man får in order/beställningar elektroniskt går det att koppla dem till egna order-, lager och faktureringssystem. En annan fördel är att elektronisk fakturering med e-faktura ofta innebär att fakturaprocessen blir effektivare, och att leverantören snabbare kan få betalt för sin leverans.

E-beställningar är en förutsättning för effektiv e-handel

För att kunna skapa en bättre inköpsprocess med hjälp av e-handel är det viktigt att du gör beställningarna i e-handelssystemet, från de befintliga upphandlade ramavtal som offentliga organisationer ska följa. När man beställer från ramavtalen säkerställer man att köpet är det bästa utifrån flera perspektiv. Utöver priset inkluderar avtalen ofta bland annat service, fraktkostnader, administrativa avgifter, garanti, kvalitet, sociala krav och miljömärkning.
Om du inte gör dina inköp från något av de upphandlade ramavtalen och gör en beställning utanför systemet, till exempel via telefon eller i butik, kommer ni att få en så kallad vild faktura. Utöver att du frångår reglerna för avrop från ramavtal innebär det oftast en hel del extra jobb i onödan för ekonomiavdelningen eller andra kollegor.

Stöd för att öka e-beställningarna i organisationen

Det kan vara svårt att förändra invanda mönster i organisationen som frångår gällande riktlinjer för inköp. Som medarbetare reflekterar man inte alltid över konsekvenserna av att göra beställningar utanför ramavtal, över telefon eller i butik.

SFTI har tagit fram en informationsfilm som beskriver fördelarna med att göra sina beställningar elektroniskt i e-handelssystemet. Offentliga organisationer kan använda filmen som en introduktion i interna utbildningar för hur ni ska arbeta med e-handel i organisationen. Det kan även vara ett sätt att visa på värdet med en utvecklad e-handelsprocess för att prioritera frågan internt.

Filmen är generellt hållen för att passa så många organisationer som möjligt. Därför är det viktigt att ni kompletterar filmen med mer utförlig information om reglerna för upphandling och ramavtal, samt vilka rutiner ni har för e-handel i just er organisation.


Hjälpte informationen på sidan dig?

Tipsa:



Tack för att du hjälper oss!