2 november 2017
Prenumerera på SFTI

EXEP (EU kommissionens Multistakeholder expertgroup
on e-procurement )

Mål och syfte

EXEP (EU kommissionens Multistakeholder expertgroup on e-procurement) EU kommissionen bildade på hösten 2014 en sk Multistakholder Expertgroup on E-Procurement (EXEP). Vikten av ett forum fanns beskriven i kommissionens s.k.
meddelande om "End-to-end eprocurement".

Syftet med flerpartsforumet är att gruppen ska bistå och ge råd till medlemsstaterna och kommissionen i genomförandet av bestämmelserna i de nya direktiven om offentlig upphandling avseende elektronisk upphandling. Bildandet av gruppen är ett av sätten för att bidra till att främja övergången till elektronisk upphandling i EU, dela med sig av bästa praxis och följa utvecklingen på området.

Uppgifterna konkret har definierats som att bistå kommissionen i samband med genomförandet av befintlig EU-lagstiftning m.m., att bistå kommissionen vid utarbetandet av olika initiativ och att koordinera med medlemsstaterna i olika frågor.

I syfte att ytterligare främja övergången till en elektronisk inköpsprocess (såväl upphandlings-som beställnings och fakturaprocessen) kommer EXEP att samarbeta nära med kommissionens flerpartsforum för e-fakturering " European Multi-stakeholder Forum on eInvoicing (EMSFEI) och med de nationella forum som bildas med utgångspunkt från det europeiska forumet. Det gäller bl a att säkerställa samstämmigheten mellan rekommendationerna som följer av EMSFEI och EXEP.

Det är två deltagande från varje medlemsstat och därutöver inbjudna intressenter från näringslivsorganisationer, standardiseringsorganisationer m.m. Från svensk sida finns representation från Finansdepartementet (Susanne Ellegård) och SKL (Kerstin Wiss Holmdahl).

Information om EXEP

EXEP:s arbete (rapporter m.m.)

Mötena i EXEP äger rum två gånger/år.

Tre rapporter har hittills tagits fram inom forumet:

1. Regulatory aspects and interpretation

Rapporten identifierar några områden med juridiska frågor vid implementeringen av upphandlingsdirektiven, dessa är:

  • Juridisk skyldighet att etablera e-upphandlingssystem
  • E-signaturer
  • Dataskydd och ESPD
  • Företagshemligheter
  • Offentliga register för kontrakt
  • Nationella restriktioner för tillträde till e-upphandlingsplattformar

Nationella skillnader konstateras och de bör utredas vidare.

  • Frågan om skyldighet att använda e-upphandlingsplattformar alternativt enbart anbud via mail tas upp. Hänvisning till Annex IV och Art 22.
  • E-signaturer och eIDAS tas upp; skillnaden mellan eID och underskrift

    Ingen skyldighet att använda elektroniska signaturer, men en del länder har detta. Risk för att krav på e-signaturer försvårar, särskilt för SME.s. Alla har inte möjlighet att erbjuda e-signaturer; hänvisning görs till CEF för att stödja implementering av e-signaturer.
  • Den nya Dataskyddsförordningen (GDP) tas upp och kopplingen till ESPD (sid. 9-11).Utdrag ur kriminalregister tas upp (krav på samtycke mm). Olika approach i medlemsstaterna;
  • Frågor relaterade till företagshemligheter tas upp; I april 2016 kom Trade secret directive. Innebar dock inga ytterligare krav på hur företagshemligheter skulle hanteras vid offentliga upphandlingar. Det tar upp konsekvenser av att bryta mot reglerna om företagshemligheter.
  • ”Public contract registries and alternatives” tas upp. Ingen skyldighet för medlemsstaterna att hålla sådana nationella register. Se dock Art 83 i upphandlingsdirektivet om att kunna på förfrågan ge tillgång till upphandlingsdokument

    Contract registries ses som ett sätt för transparens och öppenhet, mot korruption och till förmån för post award transparency, d.v.s. för den efterföljande beställningsprocessen. Se även Art 84.

    Medlemsstaterna fria att avgöra om de vill ha dessa nationella register över kontrakt. (not. en del medlemsstater har sådana)
  • Nationella restriktioner för tillträde till e-upphandlingsplattformar. Problem i vissa plattformar med krav på olika slag av registrering eller krav på ID (skatte eller annat ID nummer osv). Kan skapa hinder för särskilt utländska leverantörer att ge in anbud.

    Dessa hinder lyfts fram för att undvika hinder på den Europeiska marknaden.

    Fritt tillträde för alla leverantörer, oavsett om de är nationella eller inte.
  • En enkät gjorde av gruppen för att besvara ett antal frågor, bland annat användning och validering av elektroniska signaturer och Trusted list,deadline
    om anbud elektroniskt alt. på papper, dynamiska inköpssystem, ESPD och tillgång till bevis med mera.

Läs mer i rapporten

2. Governance and capacity building

Denna rapport behandlar övergången till elektronisk upphandling, ”Effective transition to e-Procurement and useful tips”. den har 4 avsnitt:

Part 1. Introduktion

Part 2. Utveckla en strategi för e-upphandling

Part 3. Implementering av en strategi för e-upphandling

Part 4. Slutsatser

Gruppen ger ett antal rekommendationer/guidelines under respektive avsnitt.

Under Part 2 finns följande rekommendationer:

Utveckla en strategi för e-upphandling.

Analysera den aktuella situationen

Utveckla en strategi för e-upphandling

Förbered för e-upphandling

Utvärdera situationen

Rekommendation 1 ges om att etablera ett nationellt forum för e-upphandling.

Part 3 handlar om. implementering av strategi för e-upphandling och specifikt:

  • En ”tool-box” med förslag innefattande:
  • Handlingsplan för e-upphandling (förslag till innehåll ges)
  • Affärsmodeller för implementering av e-upphandling
  • Business process re-engineering (BPR)
  • Transformation management
  • Training and education av e-upphandlinsgverktyg och plattformar

Rekommendation 2: att utveckla handlingsplan för e-upphandling. En handlingsplan (action plan) kan innehålla ex vis:

  • Lag och regelverk; komplettera detta, ta fram handeldningar/guidelines
  • Tekniska krav (från standarder för processerna till säkerhet, interoperabilitet, ev ackreditering m.m.)
  • Utbildning och skapa medvetenhet om nya arbetssätt m.m. för UM och
    leverantörer
  • Kostnader och budget (för system, personal m.m.),

Vid implementeringen:

  • Säkerställ ” governance Framework Setting and Maintenance, benefit delivery, risk optimization, resource optimizations and stakeholder transparency”
  • Utvärdera och följ upp.
  • Vidare viktigt att ta del av best practices and tools on the implementation phase.
  • Det finns olika affärsmodeller för tillhandahållande av e-upphandlingsplattformar; en kartläggning av för och nackdelar ges avseende om det är
    - En plattform
    - flera plattformar med ackreditering
    - flera plattformar (med krav och standarder)

Rekommendation 3: välj affärsmodell för e-upphandlingsplattformar

Rekommendation 4: Använd Business process re-engineering för att utveckla e-upphandling .

I rapporten ges en beskrivning av de olika momenten i e-upphandling men
även e-handel.

Rekommendation 5: Använd ”transformation management techniques effectively”.

Det finns olika metoder och dessa beskrivs kort;

  • Business Transformation management Methodology (BTM2),
  • Enterprise Architecture management (EA )
  • Lean management
  • Mc Kinsey 7s framework
  • Balanced scorecard

Andra viktiga frågor vid införande av e-upphandling är att säkerställa
utbildning och kompetens.

Rekommendation 6: innefattar därför att tillförsäkra professionalism och kompetens hos UM och leverantörer genom effektiv träning och utbildning.

  • Who, what and why?
  • Vem mottar utbildningen?
  • Vem svarar för utbildningen?
  • Vilka utbildningssätt finns?
  • Strukturera upp i utbildningsplan, kommunikationsplan m.m.
  • Ett antal exempel ges från Frankrike, Italien, Cypern, Slovakien, Irland och Norge

Se mer i rapporten

3. Solutions and interoperability

Rapporten tar upp

  • ackrediteringsfrågor,
  • exempel på hur länder löser interoperabilitets frågor
  • ger en lista över olika scenarier avseende fel som kan uppkomma i IT-system/e-upphandlingssystem samt
  • ger förslag på fortsatt arbete på området.

Rapporten består av

Part I, Introduktion

Part II, Ackreditering av offentliga e-upphandlingsplattformar

Rekommendation: användare ska kräva minimum av funktionalitet, säkerhet, spårbarhet och support.

Plattformar kan erbjuda detta genom följa internationella ackrediteringsstandarder.

Det skulle vara en fördel för Europa med sådan standard.

Oberoende part (Conformity Assessment body eller accreditation body) eller oberoende Auditor till stöd för ackreditering.

Part III. Interoperabilitet vid upphandling

  • En del e-upphandlingssplattformar råder att interoperabiltet ska fokusera på e-annonser (e-notices) och e-tillträde till upphandlingsdokument (e-access) och ej e-anbud (e-submission)
  • Exempel finns redan.
  • Exempelvis single sign on i Österrike och e-ID i Nederländerna.
  • Prioriteringar för detta kräver tydliga affärskrav och definition av behov.
  • Exempel ges från Österrike, Norge, Portugal och Italien.

Part IV. ”Murphys law” in e-tendering.

  • It system är komplexa och det finns risk för ”failures”.Exempelvis nätverks fel när anbud ska ges in, problem att ta del av anbud som getts in, diskrepans mellan information i annonser och upphandlingsdokument.
  • En lista över problem som kan uppkomma i e-upphandlingssystem/plattformar ges
    Best practice och exempel/guidelines på hur man kan hantera felen ges.
  • Förslagen måste dock se mot bakgrund av nationella regelverk m.m.

Exemplen under Part IV: Varje avsnitt har beskrivning, och rekommendation/råd

  • Kommunikation mellan leverantör/anbudsgivare och Upphandlande myndighet (UM)
  • Konfigurationsproblem med kriterier och utvärdering
  • Dekryptering av anbud efter ingivandet
  • Skillnader mellan annons och information i upphandlingssystem
  • Fel m. tredje part såsom tidsstämpling, signaturer, validering, SMS tjänster
  • Information till helpdesk
  • Identifikation av användare och log in
  • Installation av extra mjukvara; ex vis för signaturer
  • Flera anbud
  • Systemfel vid ingivandet av anbud
  • Uppladdning av filer
  • User error

Part V; Next steps, bl. a.

  • Hänvisning till projekt såsom eSENS för interoperabilitet kan vara av intresse för fortsatt diskussion
  • Interoperabilitet genom plattformar finns redan exempel på i Europa
  • Hur ställs frågan om interoperabilitet i upphandlingsfasen i de olika medlemsstaterna?
  • Vilka andra frågor finns?
  • Vilka interoperabiltets lösningar finns på plats i olika länder och tekniska
    standarder?

Läs mer i rapporten

EXEP fortsättningsvis:

Efter att de tre rapporterna tagits fram gjorde en enkät avseende nya områden att gå vidare specifikt med. Dessa blev (och det påbörjades arbete med dessa i oktober 2016):

  • Accreditation
  • Contract registries
  • E-catalogues

Hjälpte informationen på sidan dig?

Tipsa:


User information

Tack för att du hjälper oss!