8 november 2017
Prenumerera på SFTI

Läshjälp till Svefakturaspecifikationerna

Här besvaras frågor för den köpare eller säljare som precis ska börja använda Svefaktura.

Kunder kräver ny e-faktura?

Här listas några olika alternativ för att förbereda fakturering med Svefaktura.

Vilket som passar i den enskilda situationen beror av många faktorer, bland annat:

  • vad det får kosta?
  • antalet potentiella partners?
  • antalet fakturor?
  • existerande systemlösning?
  • outsourcingstrategi med mera?

a) Kontakta din systemleverantör. Kanske ingår lösningen i en senare version än den ni använder? Om inte, fråga när de har en lösning framme – är det inom relativt kort tid kanske era kunder kan ge sig till tåls till dess.

b) En enkel och billig lösning som kan fungera när ni behöver komma igång snabbt: Fråga era kunder om de tillhandahåller en webbportal där ni kan registrera (=skriva in) fakturor som de vill få elektroniskt. Ni kan även undersöka vilka tredjepartsleverantörer som erbjuder tjänst med Svefaktura via webbportal. Nackdelen med portalalternativet är att det medför dubbelregistrering av era fakturor.

c) En annan inte alltför dyr lösning är att ni skaffar en så kallad virtuell skrivare (printer capturelösning). En sådan kan installeras så att den tar hand om fakturor som normalt skulle ha skrivits ut på papper och i stället gör om dem till elektroniskt form i Svefaktura­format.

En sådan lösning kan ni installera oberoende av vad ni har för ekonomisystem.

d) Skickar ni redan elektroniska affärsdokument av annat slag eller av annat tekniskt format, kanske via någon s.k. tredjepartsoperatör/VAN-operatör? I så fall kan VAN-operatören anlitas för att konvertera från ett elektroniskt fakturaformat som ditt system klarar till Svefaktura­formatet.

e) En variant av föregående är ifall ni använder en tredjepartstjänst för distribution av alla era fakturor (papper och elektroniskt). Kontakta i så fall tjänsteoperatören för byte av medium och format för de kunder som efterfrågar Svefakturor.

f) Andra alternativ? – Om problemet är just valet av Svefaktura som elektroniskt format kan ytterligare en åtgärd vara att kontakta kunden för att sondera om något annat elektroniskt format kan duga.

– Egen utveckling respektive byte av system bör inte ses som alternativ då målet med Svefaktura är att den skall vara enkel att införa som tjänst, plug in, eller tilläggsmodul.

Vi hänvisar till Vita listan där ni hittar ett antal leverantörer som verifierat lösningar i Svefakturans verifieringstjänst med godkänt resultat. I listan finns aktörer som erbjuder lösningar enligt ett eller flera av ovannämnda alternativ.

Hur bör jag planera för Svefakturainförandet?

Egna förberedelser

För att elektronisk fakturering skall skapa mervärde i den egna organisationen krävs att det egna affärssystemet hanterar Svefakturor. Något om leverantörsalternativen diskuteras under rubrik ”Våra kunder kräver e-faktura…”.

För köpare är annars ett vanligt alternativ att skaffa ett generellt elektroniskt faktura­hanteringssystem (EFH). Systemets förmåga att skapa Svefakturor kan kontrolleras mot Svefakturans Verifieringstjänst, och för kontroll av mottagande kan Exempelsamlingen användas. Båda finns på denna webbplats.

Som hjälp med kommunikationslösning kan tredjepart (VAN-operatör) anlitas, men det är inget krav för Svefaktura.

Utväxling mot pilotpartner

Det kan vara fördelaktigt att välja en pilotpartner som redan kan hantera Svefaktura eller åtminstone har vana av elektronisk fakturering enligt annat tekniskt format. Om partnerns system inte redan är förberett för Svefaktura bör ett första steg vara verifiering av att det skapar korrekta Svefakturor (alt kan ta emot fakturor enligt Svefakturans exempelsamling). För tester är det lämpligt gå stegvis fram, med kommunikation, kuvertering, hantering av Svefakturans XML-format generellt resp Svefaktura med autentiska data. I testskede, i synnerhet om formatkonverteringar är inblandade, kan parterna själva kontrollera och jämföra avsänd respektive mottagen Svefaktura, inklusive visning av den, i Svefakturans verifieringstjänst.

Bred spridning

En uttalad målsättning med Svefaktura är att den skall kunna fungera i många relationer och att den skall kunna föras in på ett lönsamt sätt även i köpar-leverantörsrelationer där volymerna är små. Man bör därför söka strategier som tar sikte på massanslutning när väl de första pilotrelationerna fungerar. I SFTI handledning för Svefaktura finns en skiss till hur man kan gå ut brett med erbjudanden om elektronisk fakturering.

Exempel på anslutningsprocess

För exempel på hur en anslutningsprocess kan utformas hänvisas till ESV:s dokument Process för att ansluta myndigheter.

Partners som kan skicka eller ta emot e-faktura?

SFTI har tagit fram ett Partsregister som sammanställer kontaktinformation över deltagare inom e-handel.

I SFTI partsregister redovisas vilka köpare-/säljare som stödjer såväl Svefaktura som de andra affärsprocesserna som SFTI rekommenderar. Ytterligare vägar att pröva för att hitta nya partners är att söka information via sin IT-leverantör eller tredjepartsleverantör eller VAN-operatör.

Vissa tredjepartsleverantörer erbjuder för övrigt leverantörsanslutning som tjänst. Undersöker även leverantörernas intresse av att fakturera via portal.

Behöver vi avtala om Svefaktura?

Enligt mervärdesskattelagen får fakturor överföras elektroniskt endast om mottagaren godkänner det.

Det innebär att införande av elektronisk fakturering kan ske genom ett förenklat förfarande som tar sikte på att köpare och leverantör informerar varandra om att de kan hantera Svefaktura och vilka tekniska parametrar (t ex parts-ID, elektronisk adress, kontakt­information) respektive part avser använda. I fall att uppgifter utöver Svefaktura Bas (se avsnitt ”Vad är Svefaktura Bas?”) skall utväxlas, t.ex. partskoder, behöver parterna försäkra sig om att båda affärssystemen hanterar detta. Ett avtal ingås sedan genom att parterna i praktisk handling börjar utväxla Svefaktura i enlighet med vad som sagts. Något skriftligt avtal behövs alltså inte.

SFTI rekommenderar att parterna i anslutning till information om standard och tekniska parametrar även hänvisar till Allmänna Bestämmelser enligt NEA:s e-kommunika­tionsavtal 2007.

I Allmänna Bestämmelser 2007 dokumenteras branschövergripande ”best practice” i form av allmänna villkor för fördelning av kostnader, användning av tredje part, hantering av ansvar och risk vid meddelandeutväxling, tvistelösning, med mera. Till e-kommunikationsavtal 2007 hör även mallar för en teknisk bilaga men eftersom upplägget med Svefaktura styr upp mot enkelhet i såväl standard som införandeprocess kan tekniska bilagan reduceras till information om ett fåtal tekniska parametrar enligt vad som beskrivits ovan.

Avtalsfrågor vid e-fakturering med Svefaktura berörs i SFTI:s handledning för Svefaktura.

Hjälpte informationen på sidan dig?

Tipsa:


User information

Tack för att du hjälper oss!