7 november 2014
Prenumerera på SFTI

Sveorder med Svefaktura

En Sveorder följs ofta av en Svefaktura.

Elektronisk fakturering förutsätter köparens godkännande, inklusive att leverantören meddelats uppgift om accepterad standard (version) och elektronisk mottagningsadress.

Förutom explicit dokumentation i (ram-) avtal eller motsvarande kan sådant godkännande anses föreligga.

  • om leverantören tidigare har fakturerat köparen på detta sätt och fått betalning eller
  • om köparen genom brev eller annat sätt har erbjudit leverantören att e-fakturera (not - initiativet kan mycket väl ha kommit från leverantören genom förfrågan) eller
  • om köparen i ordern ber om att få elektronisk faktura enligt viss standard.

Fakturering vid beställning av Sveorder

När någon av situationerna ovan föreligger och leverantören har en lösning för avtalad eller av köparen föreslagen fakturastandard, ska leverantören använda elektronisk fakturering. I övriga fall antas leverantören fakturera traditionellt, d.v.s. med faktura på papper.

När parterna meddelar intresse av, respektive väljer att använda, elektronisk fakturering förutsätts att lösningarna även klarar av eventuell hantering av kreditnota. När parter vill börja tillämpa elektronisk fakturering finns det flera av SFTI rekommenderade standarder som kan användas.

Eftersom beställningar och fakturor med den beskrivna ansatsen kan komma att användas både i elektronisk form och på papper är det väsentligt att systemlösningarna utformas så att dubbletter (papper och/eller elektroniska) så långt möjligt fångas upp/flaggas med automatik. Exempelvis kan kravet på användning av beställarreferens (motsv.) för att styra fakturor till rätt handläggare underlätta detta.

Relation mellan order och elektronisk faktura

Under uppbyggnadsskedet kommer många att handlägga de elektroniska meddelandena manuellt. Det är dock viktigt att göra förberedelserna så att automatiseringsgraden kan ökas utan att processen parterna emellan behöver ändras.

Tänk speciellt på att

  • Villkoren inklusive priser skall läggas fast senast vid beställningen, så att köparen kan inrikta sitt arbetssätt mot förkontering och beställningsattest.
  • För enklaste matchning utställa faktura per order eller delleverans inom order. Samlingsfaktura ska undvikas och får användas enbart efter överenskommelse.

Observera att orderns rader kan behöva delas upp eller slås samman. Detta innebär att orderraderna inte nödvändigtvis måste vara identiska med raderna i fakturan. För att underlätta fakturakontroll vid många rader bör leverantören eftersträva att ordningsföljden enligt ordern väsentligen bibehålls i fakturan.

För att underlätta köparens fakturahantering skall följande åtgärder vara förberedda.

Hjälpte informationen på sidan dig?

Tipsa:


User information

Tack för att du hjälper oss!