Handledning för viktiga referenser på fakturor

Med den här handledningen ger SFTI förutsättningar för en samsyn om hur de viktigaste fakturareferenserna bör användas.

När offentlig sektor upphandlar varor och tjänster är det vanligt med krav på att leverantörerna ska ange olika typer av referenser på fakturorna. Referenserna effektiviserar arbetet hos köparna och är ofta en förutsättning för att tillämpa elektronisk handel (e-handel). Referenserna gör även att fakturor kan behandlas snabbt och korrekt och minskar risken för försenade betalningar.

SFTI får ofta frågor från såväl köpare som leverantörer om referenser och vi har sett ett behov av att ge förutsättningar för en samsyn. Den här handledningen är utformad med hjälp av köpare och leverantörer i offentlig sektor samt leverantörer av faktureringssystem och tjänster för meddelandeutväxling. Handledningen omfattar beskrivningar av de vanligaste referenserna, vilket syfte de har hos fakturamottagaren samt praktiska tips kring utformning och tillämpning av dem.

Omfattning och avgränsning

E-fakturalagen, som trädde i kraft den 1 april 2019, innebär att leverantörer till offentlig sektor ska skicka elektroniska fakturor i ett standardiserat europeiskt format. Beskrivningarna i denna handledning avser det standardiserade fakturaformatet Peppol BIS Billing, vilket föreskrivs för svenska myndigheter och rekommenderas av SFTI.

Handledningen fokuserar på beskrivningar och praktiska tips till köpare och leverantörer för de vanligaste referenserna i e-fakturastandarden:

• Beställarreferens (på huvudnivå)
• Orderreferens (på huvud- och radnivå)
• Referens till Faktureringsobjekt (på huvud- och radnivå)
• Kontraktsreferens (på huvudnivå)
  

Med huvudnivå menas att referensen avser hela fakturan. Referenser på radnivå avser enskilda fakturarader.

Tidigare publicerade implementationsguide

I detta dokument finns en översiktlig beskrivning av samtliga referenser i Peppol BIS Billing inklusive deras placering i XML-formatet (på engelska).

Svensk översättning underlättar samsyn

SFTI har översatt alla termer i e-fakturastandarden, inklusive referensernas namn, till svenska och vi använder dessa benämningar i handledningen. Den svenska översättningen visas som rubriker och ledtexter i den stilmall som SFTI tagit fram och som används i SFTI:s verifieringstjänst. De översatta termerna återfinns också under kolumnrubriken ”Verksamhetsbegrepp” i excelfilen "Peppol BIS - Verksamhetsbegrepp och Kodlistor", se länk nedan.

Verksamhetsbegrepp och kodlistor

Referenserna kan ibland ha olika benämningar i parternas systemlösningar. När köpare och leverantörer använder olika benämningar på referenser uppstår ofta problem. Ett vanligt problem är också att referensen placeras på fel ställe i fakturan. Oavsett vad en referens kallas i leverantörens faktureringssystem måste den placeras korrekt för att fakturamottagaren ska kunna använda den.

För att undvika problem bör köpare använda enhetliga benämningar på referenser, och leverantörer bör kontrollera hur referenserna benämns i sina faktureringslösningar. SFTI föreslår att leverantörer av system för kundfakturering (såsom faktureringssystem och webbgränssnitt för fakturaregistrering, inklusive leverantörsportaler) vid behov informerar sina användare om vilka benämningar som används i deras lösningar. Detta underlättar kommunikationen mellan leverantörer och köpare.

Mall för benämningar av viktiga referenser i e-fakturastandarden

Denna mall innehåller en sammanställning av de viktigaste referenserna i e-fakturastandarden samt ger möjlighet att komplettera med benämningar i det aktuella systemet/tjänsten. Pdf, 168 kB.

Avsnitt

Beställarreferens

Orderreferens

Referens till Faktureringsobjekt

Kontraktreferens