Beställarreferens

Det primära syftet med Beställarreferensen är att köparens systemstöd för e-handel automatiskt ska kunna distribuera fakturan till de personer som ska hantera den.

Beställarreferensen på fakturan matchas mot köparens register över Beställarreferenser. Om matchningen misslyckas måste en administratör identifiera vem eller vilka som ska hantera den.

Genom att leverantören anger en korrekt Beställarreferens kan fakturan direkt behandlas av rätt person hos köparen. När fakturan hamnar hos rätt mottagare utan omvägar, minskar behovet av onödiga frågor och dialoger liksom risken för försenade betalningar.

Enligt e-fakturastandarden måste fakturan alltid omfatta minst en Beställarreferens eller Orderreferens. Det förekommer att köpare begär att leverantören ska ange både Beställarreferens och Orderreferens på fakturor.

Praktiska tips till köparen

Utformning

• Använd enkla koder som är lätta att kommunicera. När köparen meddelar sin Beställarreferens till leverantören kan det ske muntligt via telefon, med e-post, som text i ett avtal eller på annat sätt. Eftersom leverantören oftast måste ange referensen manuellt i sitt faktureringssystem finns en risk för fel. För att minimera dessa risker kan det vara bra att:
  • Undvika långa koder
  • Inte använda specialtecken (t.ex. - / . * osv.)
  • Undvika mellanslag
  • Undvika svenska tecken (åäö)
• Undvik att använda personnamn som Beställarreferens. Personnamn är inte alltid unika och innebär också hantering av personuppgifter. Dessutom kan det vara svårt för leverantörer att ange namnet korrekt, särskilt vid muntlig kommunikation, där stavning, bindestreck eller mellanslag kan misstolkas. Ett bättre alternativ är att exempelvis använda beställarens unika användaridentitet inom organisationen, då den är lätt att komma ihåg och minskar risken för fel.
• Personliga Beställarreferenser innebär att alla som gör beställningar måste vara behöriga att hantera fakturor i systemstödet för e-handel, alternativt att referenstabellen i systemstödet kan koppla flera Beställarreferenser till samma systemanvändare.
• Överväg att undvika personberoende referenser. Genom att använda en kod eller ett nummer för kostnadsställe i stället för personnamn minskar beroendet till enskilda personer. Det gör att antalet användare kan begränsas, referenserna blir opersonliga och behöver inte uppdateras vid personalförändringar. Dessutom kan referenslistan enkelt publiceras för ökad transparens. En möjlig konsekvens är att fakturan i första steget skickas till en och samma person, som sedan får avgöra vem eller vilka som ska hantera den.
• Använd gärna en fast och opersonlig Beställarreferens för löpande driftskostnader.
• För återkommande fakturor, såsom el, energi, vatten och bredband, föreslår SFTI en fast Beställarreferens som inte är kopplad till en specifik person.
  

Tillämpning

• Använd alltid begreppet Beställarreferens. Undvik synonyma begrepp såsom ”fakturareferens”, ”vår referens” osv. Etablera begreppet Beställarreferens i organisationen och använd det genomgående i kommunikationen med leverantörer.
• Informera beställare i organisationen om referenshanteringen. Säkerställ att alla vet vilken Beställarreferens de ska ange och förstår vikten av att tydligt informera leverantören om den.
• När elektronisk order används (Peppol BIS Ordering) kan Beställarreferensen specificeras i ”Buyer Contact” i fältet ”Order/cbc:CustomerReference”.
• Hantera felaktiga referenser korrekt. Tänk på att alla fakturor som ni tar emot är inkomna handlingar. Avvisa inte fakturor med felaktig referens, om ni inte uttryckligen har avtalat med leverantören om att specifik Beställarreferens ska anges och det finns kontaktvägar för att meddela avvisningen. Om leverantören kan ta emot Peppols fakturasvar finns det en etablerad kontaktväg för sådan kommunikation.
  

Krav på Beställarreferens i upphandlingar

• Tydliggör Beställarreferensens struktur i upphandlingen, gärna redan i en eventuell förstudie eller RFI. Ange hur den Beställarreferens ni kräver ska vara utformad. Detta ger leverantörerna möjlighet att identifiera och hantera eventuella tekniska problem.
• Klargör referensbegreppen vid avtalstecknande. Leverantörer kan använda andra benämningar på referenser i sina faktureringssystem än de som anges i standarden. För att undvika missförstånd är det därför bra att vid avtalstecknandet gå igenom vilka referenser ni kräver på fakturan.

Läs vidare

Krav på e-handel vid upphandling av varor och tjänster

Praktiska tips till leverantören

Allmänt

• Beställarreferenser är i många fall unika för varje enskild beställare. Det kan bli fel att lägga upp en enda referens per köpare (organisationen) i kundregistret.
• Säkerställ att ni anger Beställarreferensen på rätt ställe. Kontrollera var den ska anges i faktureringssystemet eller i det webbgränssnitt (leverantörsportal) där fakturor registreras. Vid osäkerhet – verifiera med leverantören av lösningen.
• Fakturastandarden kräver att det finns minst en Beställarreferens eller Orderreferens. Om köparen begär att fakturan ska omfatta både Beställarreferens och Orderreferens ska dessa inte anges på samma ställe i fakturan. En referens behöver placeras rätt för att köparen ska ha önskad nytta av den.
  

När köparen ställer krav på Beställarreferens

• Verifiera med den aktuella köparen hur Beställarreferensen ska anges innan ni fakturerar. Den kan bestå av bokstäver och/eller siffror. Det kan finnas kompletterande information på köparens hemsida, till exempel ett register med giltiga Beställarreferenser.
• Utforma rutiner för att fånga upp Beställarreferenser för det aktuella kontraktet, exempelvis från orderinformationen eller direkt från beställaren.

Föregående avsnitt

Handledning för viktiga referenser på fakturor

Nästa avsnitt

Orderreferens