Kontraktsreferens

När leverantören anger köparens Kontraktsreferens på fakturan blir det tydligt vilket kontrakt som utgör grund för fakturerade belopp med mera.

Om fakturan saknar Orderreferens eller referens till Faktureringsobjekt som kan kopplas till ett upphandlat kontrakt i köparens systemstöd för e-handel kan Kontraktsreferensen vara en förutsättning för en rationell kontroll och avtalsuppföljning. Kontraktsreferensen är särskilt viktig om det finns mer än ett kontrakt med samma leverantör.

Praktiska tips till köparen

Allmänt

• Undersök möjligheter och begränsningar i ert systemstöd för e-handel när det gäller utformningen av Kontraktsreferensen. Om Kontraktsreferensen skapas i ett separat system, till exempel ett upphandlingsverktyg, som använder ett format som inte fungerar i ert systemstöd för e-handel och/eller som leverantörerna inte kan ange på sina fakturor, kan det innebära praktiska problem.
• Undvik att använda specialtecken och mellanslag. Om det inte kan undvikas kan ni överväga att införa en rutin för att tolka specialtecknen som irrelevanta i matchningen, exempelvis om köparens kontraktsreferens är 2025/02-ABC123 så tillåts leverantören att ange 202502ABC123 (utan / och -).
  

Krav på Kontraktsreferens i upphandlingar

• Ange i era upphandlingar av varor och tjänster, gärna redan i en förstudie eller eventuell RFI, att Kontraktsreferens ska anges på fakturan. Då har leverantörerna en möjlighet att identifiera och hantera eventuella tekniska problem.

Praktiska tips till leverantören

• När elektronisk order används (Peppol BIS Ordering) specificeras Kontraktsreferensen s med ”Contract information” i fältet ”Order/cac:Contract/cbc:ID”.
  

Läs vidare

Krav på e-handel vid upphandling av varor och tjänster

Föregående avsnitt

Referens till Faktureringsobjekt