Orderreferens
Vid e-handel skickas ordrar med unika ordernummer från köparens systemstöd för e-handel. En faktura som refererar till ett ordernummer (Orderreferens) kan automatiskt matchas med den orderinformation som finns i köparens system.
Matchning mellan fakturerat antal och pris mot beställt antal och avtalat pris underlättar fakturakontroller och effektiviserar fakturahanteringen. Eftersom kontering, tidigare attester och leveranskontroller redan är kopplade till ordern, kan fakturaprocessen automatiseras och spårbarheten förbättras. Vid behov kan fakturan även distribueras till rätt personer i organisationen för kompletterande kontroller och attest.
När e-handel används tillsammans med Peppols ordermeddelande ska fakturan inte bara referera till ordern på huvudnivå utan även till respektive orderrad på fakturaradsnivå. Om köparen å andra sidan skickar ordern via e-post eller telefon används däremot oftast endast en orderreferens på huvudnivå, utan koppling till enskilda orderrader.
Genom att använda e-handel kan köparen säkerställa bättre avtalsuppföljning och inköpsstatistik. Registrering och attestering av ordern, med koppling till rätt avtal, bidrar till hög kvalitet på informationen och ökad transparens i inköpsprocessen.
Praktiska tips till köparen
Allmänt
- Om en leverantör tar emot order via e-post kan det vara bra att visa på var Orderreferensen anges i meddelanden.
Krav på Orderreferens i upphandlingar
- Ange i era upphandlingar av varor och tjänster, gärna redan i en eventuell förstudie eller RFI, hur beställningar kommer att göras, hur ordern kan meddelas/överföras samt att Orderreferensen ska anges på fakturan. Då har leverantörerna en möjlighet att identifiera och hantera eventuella tekniska problem.
- Var tydlig med om leverantören även ska ange referens till orderrad. Om full e-handel används, alltså med Peppols meddelanden för order och ordersvar, så är det bra att förtydliga att leverantören förväntas ange Orderreferens på huvudet i fakturan samt referens till orderrad på fakturans rad.
Läs vidare
Krav på e-handel vid upphandling av varor och tjänster
Praktiska tips till leverantören
Allmänt
- Om ni som leverantör tar emot en standardiserad elektronisk order från en köpare kan Orderreferensen föras över till fakturan med automatik. I annat fall bör ni kontrollera var Orderreferensen ska anges i ert faktureringssystem. Om köparen dessutom har ställt krav på att ni ska ange referenser till orderrad bör ni även verifiera var dessa ska placeras.
- Fakturastandarden kräver att det finns minst en Beställarreferens eller Orderreferens. Om en köpare ställer krav på att en faktura ska omfatta både Beställarreferens och Orderreferens kan dessa inte anges på samma ställe i fakturan. En referens behöver placeras rätt för att köparen ska ha önskad nytta av den.
- Varje enskild order bör faktureras separat. Vid delleveranser kan det behövas flera fakturor per order.
- Om det finns en överenskommelse om att samfakturera flera ordrar i samma faktura är det inte möjligt att använda standardens orderreferensfält. I stället får leverantören ange Orderreferensen i fakturans anteckningsfält på huvudnivå (BT-22) och på radnivå (BT-127).
När köparen ställer krav på Orderreferens
- Stäm av handläggningen av Orderreferensen med köparen, hur ni får ta del av den med mera. Referensen anges vanligen i den skriftliga order (standardiserad order eller i form av e-post) som skickas från köparens systemstöd för e-handel.
- När elektronisk order används (Peppol BIS Ordering) anges Ordernumret i fältet Order/cbc:ID.