Referens till Faktureringsobjekt

Faktureringsobjekt är en referens till ett specifikt fakturerat objekt, exempelvis ett mobiltelefonnummer, ett hyresavtal eller ett anläggnings-id för el.

Köparen skapar och underhåller register med aktuella objekt (objektsregister) i sitt systemstöd för e-handel. Varje objekt i registret omfattar till exempel information om hur fakturor ska konteras, hur ofta de ska komma (periodicitet) samt förväntat (avtalat) fakturabelopp eller beloppsintervall. Objektsregistret gör att systemstödet för e-handel automatiskt kan kontrollera och kontera de fakturor som matchar med Faktureringsobjektet. Om periodicitet och belopp är korrekta kan fakturorna även godkännas med automatik.

I de fall flera objekt samfaktureras kan referens till Faktureringsobjektäven anges på radnivå.

Genom att använda referens till Faktureringsobjekt kan köparen skapa väldigt stora effektiviseringsvinster. Därför strävar många köpare efter att öka andelen fakturor som kan hanteras med stöd av Faktureringsobjekt. De automatiska kontrollerna leder också till snabbare handläggning vilket minskar risken för försenade betalningar.

Praktiska tips till köparen

Allmänt

• I samband med planering av införande av objektsregister är det bra att ha en dialog med leverantörer som kanske inte varit med om detta tidigare. Säkerställ att Faktureringsobjektet placeras rätt i fakturan och förklara vad som ska anges där.

Hantering av register med Faktureringsobjekt

• Fastställ rutiner för hantering av objektsregistret, till exempel rättigheter att genomföra uppdateringar och möjligheterna till attest av förändringar, till exempel av nya objekt eller justerade belopp vid automatiska fakturagodkännanden.
• Säkerställ att ni har rutiner för att uppdatera era olika objektsregister vid eventuella förändringar, till exempel av kontering, borttag, tillägg och belopp. Ni kan också behöva kommunicera förändringar till leverantörerna.

Krav på referens till Faktureringsobjekt i upphandlingar

• Inför nya upphandlingar kan det vara bra att fundera över om det är möjligt att använda ett objektsregister som stöd för fakturahanteringen. Detta kan vara aktuellt för alla typer av fakturor som kommer med samma periodicitet och avtalade belopp, exempelvis telefoni, el, hyror, prenumerationer (licenser, tidningar, fruktkorgar mm).
• Ange i era upphandlingar av varor och tjänster, gärna redan i en förstudie eller eventuell RFI, att Faktureringsobjekt ska anges på fakturan. Då har leverantörerna en möjlighet att identifiera och hantera eventuella tekniska problem.

Läs vidare

Krav på e-handel vid upphandling av varor och tjänster

Föregående avsnitt

Orderreferens

Nästa avsnitt

Kontraktsreferens