Krav på e-handel vid upphandling av varor och tjänster

Elektronisk handel (e-handel) mellan upphandlande organisationer (köpare eller beställare) och deras leverantörer behöver anpassas till det som ska köpas in. Det bästa är att planera för utformningen av e-handel redan i samband med upphandlingen.

Både köpare och leverantörer vinner på att upphandlande organisationer ställer enhetliga krav på tekniska lösningar. Det är därför viktigt att tillämpa standardiserade elektroniska meddelanden för till exempel order och faktura. Det är också viktigt att säkerställa att det egna systemstödet för e-handel kan hantera dessa standarder. På dessa sidor beskrivs de olika meddelanden som rekommenderas av SFTI samt hur och när det kan passa att använda dem.

SFTI har vidare tagit fram ett antal förslag på krav på e-handel som kan användas vid den offentliga sektorns upphandlingar av varor och tjänster. Med e-handel menas här den del av inköpsprocessen som följer efter tecknandet av ett ramavtal eller kontrakt (nedan kallat avtal). Förslagen är i första hand tänkta att utformas som särskilda kontraktsvillkor. I förekommande fall ges flera olika alternativ som leverantörer kan välja mellan för att uppfylla ett villkor. Om den upphandlande organisationen vill prioritera något eller några av alternativen kan dessa i stället användas för att utforma tilldelningskriterier.

Den upphandlande organisationen som använder förslagen behöver ha ett systemstöd för e-handel som kan

• hantera de standarder för elektroniska meddelanden och kommunikationssätt som SFTI rekommenderar,
• hantera uppladdning av produktkataloger som leverantören inte själv kan skicka via Peppolnätverket,
• skicka order via e-post till leverantörer som inte kan ta emot order via Peppolnätverket.

Det kan även vara bra att tillhandahålla ett webbgränssnitt (leverantörsportal) som är kopplat till det egna systemstödet för e-handel. En leverantörsportal gör det möjligt för leverantörer som inte kan att skicka eller ta emot standardiserade meddelanden via Peppolnätverket att delta i upphandlingar där det finns krav på e-handel.

Det är alltid den upphandlande organisationen som bär ansvar för den enskilda upphandlingen, inklusive de krav som ställs.

Läsanvisningar

SFTI:s förslag på villkor för e-handel delas in i 10 avsnitt. Varje avsnitt inleds med en förklarande text och därefter kommer en tabell med de villkor som föreslås, samt i vissa fall en förtydligande kommentar. På några ställen finns det även länkar till ett avsnitt med Kompletterande villkor. Hakparenteser används för att ange text som behöver ersättas med aktuella uppgifter för den upphandlande organisationen.

En upphandling bör alltid omfatta villkoren i avsnitt 1, 2 och 10 samt, i de flesta fall, avsnitt 7. Villkoren i övriga avsnitt tillämpas med utgångspunkt från utformningen av e-handel i den aktuella upphandlingen. Det är alltid bra att titta igenom avsnittet Praktiska tips.

Avsnitt

1. Generella villkor2. Ansvar3. Katalog4. Avgränsad webbutik5. Punch Out6. Beställningsformulär7. Order och ordersvar8. Orderöverenskommelse9. Leveransavisering10. FakturaPraktiska tipsKompletterande villkorVerksamhetsbegrepp och kodlistor