7. Order och ordersvar

Order som skickas från köparens systemstöd för e-handel samt leverantörens återkoppling (ordersvar) hanteras vanligtvis på liknande sätt, oavsett om beställningen har utformats med stöd av Katalog, Punch Out eller Beställningsformulär. Det finns standardiserade elektroniska Peppolmeddelanden för order och ordersvar, men det är möjligt att erbjuda andra alternativ till en leverantör.

Två typer av ordersvar

Det finns två typer av ordersvar vid e-handel. De särskiljs genom olika koder i meddelandet:

1. Ett erkännande (ordererkännande) av att ordern tagits emot av/hos leverantören. Om leverantören ska skicka ett ordererkännande bör detta ske direkt när ordern tas emot.
2. En bekräftelse (orderbekräftelse) på att ordern tagits emot och att leverantören har kontrollerat att leverans kan, eller inte kan, ske av hela eller delar av den. Orderbekräftelsen är det viktigaste ordersvaret eftersom den innehåller mer information än ett ordererkännande. Det behövs oftast tidsramar för leverantörens orderbekräftelse, särskilt vid rangordnade avtal då beställaren kan behöva gå vidare till nästa leverantör för att få leverans av vara eller tjänst.

Avtalet mellan parterna kan reglera om leverantören inom en viss angiven tid måste skicka en orderbekräftelse. För att köparen ska kunna säkerställa att ordern har tagits emot kan det i vissa fall finnas skäl för att reglera att leverantören direkt även ska skicka ett ordererkännande. Tänk på att leverantörer som automatiskt alltid skickar ordererkännanden när de tar emot en order enligt standarden Peppol BIS ordering ska ha möjlighet att göra det, oavsett om detta är reglerat i avtalet eller inte.

Order

Det är köparen som har ansvaret för att beställningar i systemstödet för e-handel utformas av behöriga personer och attesterats (godkänns) enligt aktuella regler. Vanligtvis konteras också beställningarna innan de skickas till leverantören som en order. För leverantörer kan order som skickas på ett förutbestämt sätt från köpares systemstöd för e-handel ses som säkrare order jämfört med exempelvis en telefonbeställning.

Ordersvar

Leverantören som får en order enligt standarden Peppol BIS Ordering kan återkoppla till köparen med att skicka ett, två eller eventuellt flera ordersvar. Vanligtvis ställer köparen krav att leverantören inom en viss tid ska skicka ett ordersvar med en bekräftelse på att leveransen ska ske.

Det är viktigt att känna till att ordersvaren kan uppdatera ordern. Så fort en leverantör har skickat ett (eller flera) ordersvar kan leveransen påbörjas i enlighet med ett eventuellt uppdaterat ordersvar. Köparen har inga möjligheter i standarden att avbryta leveransen utan detta måste ske manuellt, via telefon eller liknande. Därför är det viktigt att avtala om, och i förekommande fall vad, som leverantören har rätt ändra i en order, till exempel att skicka utbytesartiklar. I de fall avtalet ger möjligheter för leverantören att skicka ordersvar som uppdaterar ordern bör det finnas rutiner hos köparen för att bevaka och vid behov hantera dessa.

SFTI rekommenderar

Som tekniskt format för order och ordersvar rekommenderar SFTI Peppol BIS Ordering, som innefattar både ordermeddelande och ordersvarsmeddelande. Ordersvaret är obligatoriskt.

Det finns ingen begränsning i standarden på hur många ordersvar som kan skickas. De två olika typerna av ordersvarsmeddelanden särskiljs genom olika koder.

Systemberoende lösning

I köparens systemstöd för e-handel finns det ofta möjlighet att, som ett alternativ till en standardiserad order, skicka order som bifogad fil eller text via e-post till en e-postadress hos leverantören. Detta kan underlätta för leverantörer som inte kan ta emot standardiserade ordermeddelanden, men det ökar den manuella hanteringen samt minskar spårbarheten i köparens system. Det är att föredra att leverantören sätter upp en funktionsbrevlåda som kan hanteras av flera personer för att säkerställa att order hanteras.

Om leverantören saknar möjlighet att ta emot standardiserade order är det troligtvis inte heller möjligt att skicka standardiserade ordersvar som läses in i köparens systemstöd för e-handel. Konsekvensen är att köparens möjlighet till uppföljning och kontroll försämras eftersom delar av e-handelsprocessen hanteras vid sidan av systemstödet.

I de fall leverantören tar emot order via e-post måste återkopplingen med ordersvar (eventuellt erkännande av att ordern är mottagen samt bekräftelse på att leveransen ska ske) vid sidan av systemstödet för e-handel, till exempel via e-post till enskilda beställare. Det innebär att köparen behöver utforma separata rutiner för att hantera och dokumentera leverantörens ordersvar.

Leverantörsportal

Vissa köpare tillhandahåller ett webbgränssnitt (leverantörsportal) där leverantörerna kan ta emot order och skicka ordersvar. För köparen är e-handelsprocessen fortfarande helt digital, men leverantören får en viss manuell hantering.

Kravställning vid upphandling

Krav på e-handel i en upphandling bör i stort sett alltid omfatta villkor som gäller order och ordersvar. Ett undantag är dock när beställningar sker vid sidan av systemstödet för e-handel, till exempel om leverantören tar emot en Orderöverenskommelse.

[Text inom hakparenteser] behöver ersättas med aktuella uppgifter för den upphandlande organisationen. Villkoren kan publiceras i löptext i upphandlingsdokumentet.

Läs vidare

Peppol BIS Ordering 3

Föregående avsnitt

6. Beställningsformulär

Nästa avsnitt

8. Orderöverenskomelse