- Startsida
- SFTI
- Kurser och stöd
- Handledningar
- Krav på e-handel vid upphandling av varor och tjänster
- Kompletterande villkor
Kompletterande villkor för e-handel
SFTI har tagit fram ett antal förslag på villkor för e-handel som utgår från specifika behov hos upphandlande organisation, till exempel i verksamheten eller som rör det aktuella upphandlingsföremålet. De följande förslagen kompletterar villkoren i avsnitt 3-10.
SFTI föreslår att upphandlande organisation avstår från att ställa alltför höga krav som gäller e-handel. Det kan vara bra att stämma av kompetensen hos den aktuella marknaden i en förstudie eller motsvarande.
Det en stor fördel om någon eller några personer i varje upphandlande organisation har kunskap om olika e-handelsmeddelanden, hur de kan kombineras med varandra och när de passar att användas. Det gör det enklare att anpassa villkoren för e-handel till de varor och/eller tjänster som är aktuella att upphandla. I avsnitt 3-10 i denna handledning beskrivs de meddelanden som SFTI rekommenderar. SFTI erbjuder även en digital kurs om E-handel och Peppol som förklarar hur Peppol fungerar och även hur olika Peppolmeddelanden används.
Behov av valfri information i Peppolmeddelanden för en väl fungerande e-handel
Standardiserade Peppolmeddelanden innehåller information som struktureras i ett antal termer. Termer som avser behov i verksamheten kallas även Verksamhetsbegrepp. SFTI:s svenska översättning av termerna/Verksamhetsbegreppen visas som rubriker och ledtexter i de stilmallar som används i SFTI:s verifieringstjänst. Exempel: Buyer reference är översatt till Beställarreferens och Invoice type code är översatt till Fakturatyp.
Enligt standarden kan det vara obligatoriskt eller valfritt för avsändaren att ange en viss information (term/Verksamhetsbegrepp) i ett Peppolmeddelande. Däremot kan köparen ha behov som medför att leverantören även måste ange information enligt valfria Verksamhetsbegrepp i de meddelanden som skickas.
SFTI har identifierat ett antal valfria Verksamhetsbegrepp som, beroende på köparens aktuella behov, förordas för en fungerande e-handel. Dessa listas, tillsammans med termnamnet och en beskrivning av vilka motiv som kan finnas för att ställa villkor, under respektive meddelande.
Anbudsgivare kan använda termnamnen/Verksamhetsbegreppen för att söka fram kompletterande teknisk information, till exempel rörande placering och relaterade kodlistor.
Läs vidare
SFTI:s cellstrukturerade mall för katalog
Katalog för varor och tjänster
Förslag på kompletterande villkor - Katalog
Katalog - Förslag på kompletterande villkor för e-handel | Behov/kommentar (inte till upphandlingsdokumentet) |
|---|---|
Eventuella ersättningsartiklar ska godkännas av [Upphandlande organisation] innan katalogen uppdateras. | Fundera över era rutiner för att godkänna ersättningsartiklar och ledtiderna i samband med hantering av ersättningsartiklar. Behöver ni godkänna artiklarna innan ni får en ny katalog, eller kan ni hantera detta i samband med kataloginläsningen? |
När katalogen uppdateras med ersättningsartiklar ska samtliga krav som fanns för den ursprungliga artikeln uppfyllas för den nya artikeln. |
|
En uppdaterad katalog ska accepteras av [Upphandlande organisation] innan en prisjustering träder i kraft. | Fundera över ledtiderna i samband med eventuella prisjusteringar i avtalet. |
Det artikelnummer som anges i katalogen ska utgöras av [ange typ av artikelnummer] | Artikelnummer och/eller GTIN är obligatoriskt att ange i Peppolkatalogen. Det används i beställningen/ordern för att identifiera en unik artikel. Det kan finnas skäl för att bestämma vilken typ av artikelnummer som leverantören ska ange, leverantörens eget artikelnummer och/eller GTIN.
OBS: Den typ av artikelnummer som väljs för Katalog måste användas i alla meddelanden där artikeln ingår. Kontrollera därför att motsvarande villkor även anges för till exempel Faktura. |
Momssats och momskategori. | Kan eventuellt behövas i det egna systemstödet för e-handel för att skapa en order. |
[Villkor som gäller information i produktkatalogen om leverantörens aktuella rangordning.] | Systemstöd för e-handel har ofta stöd för att markera leverantörens rangordning. Exempelvis kan det finnas möjlighet att ange aktuell rangordning vid inläsningen av produktkatalogen. Rangordningen visualiseras sedan för beställarna. Undersök i första hand vilket stöd som finns i det egna systemstödet. |
[Villkor som gäller SFTI Item Availability Check (API).] | Om det aktuella systemstödet för e-handel har stöd för standarden SFTI Item Availability Check (API) kan det finnas skäl för att ställa villkor som gäller detta. Dock är standarden relativt ny och därför förslår SFTI i första hand en RFI för att säkerställa den aktuella marknadens kompetens inom området. |
Förslag på valfria Verksamhetsbegrepp - Katalog
Förklaring till tabellen: Nedan listade Verksamhetsbegrepp är valfria i Peppolstandarden, men de kan vara nödvändiga för att e-handeln ska fungera på ett bra sätt. De förordas av SFTI för att, vid behov, användas för en väl fungerande e-handel. Börja med att undersöka om något eller några av Verksamhetsbegreppen är nödvändiga i den aktuella upphandlingen. Om så är fallet, inled med följande mening:
- Katalogen ska utöver obligatorisk information även omfatta information enligt följande Verksamhetsbegrepp. Verksamhetsbegreppen är svenska översättningar av termnamn i Peppol BIS Cataloge without response.
Fortsätt med att ange de Verksamhetsbegrepp ni behöver för att er e-handel ska fungera. Ange även termnamnet.
Verksamhetsbegrepp | Termnamn | Behov/kommentar (inte till upphandlingsdokumentet) |
|---|---|---|
Katalog giltig fr.o.m. | Period start date | Datum då katalogen börjar gälla. Bör anges så att systemstödet för e-handel gör katalogen beställningsbar vid rätt tidpunkt. |
| Kontraktsreferens | Contract identifier | Referens till avtal/kontrakt. Kan även kallas avtalsreferens. Används vid behov av att koppla katalogen till rätt avtal i systemstödet för e-handel. Detta kan vara särskilt viktigt i de fall det finns flera kontrakt med en leverantör. Not: Termnamnen för Kontraktsreferens skiljer sig åt mellan Katalog/Punch Out och Faktura, men informationen ska vara densamma. |
| Artikelns pris | Item price | Artikelns pris per beställningsenhet exklusive moms. Bör anges för beställningsbara artiklar. |
| Pristyp | Price type | Anger pristyp på artikeln, exempelvis kontraktspris, listpris eller dagspris. |
| Kontraktsartikel | Contracted item indicator | Kan användas för att tydliggöra extra prisvärda artiklar i en stor sortimentskatalog eller när katalogen även innehåller övrigt sortiment. Not: Termnamnen för Kontraktsreferens skiljer sig åt mellan Katalog/Punch Out och Faktura, men informationen ska vara densamma. |
| Beställningsenhet | Orderable unit | Används av systemstödet för e-handel så att beställaren vet vilken enhet som artikeln ska beställas i, exempelvis kartong, flaska, liter eller kilo. |
| Basantal för artikelpris | Item price base quantity | Det antal som priset gäller för. Behöver anges om det är fler än ett (1). Används för att kunna se vilken volym ett pris avser. Priset beräknas genom att styckpriset multipliceras med baskvantiteten. |
| Sökord | Item key words | Sökord till artikeln. Används för att förbättra sökmöjligheterna för beställaren. Det är möjligt att ange flera sökord till en artikel. |
| Artikelmärkning | "Certificate" alternativt "AdditionalItemProperty" | Används för märkningar av artiklar, exempelvis "fri från gluten"/"innehåller gluten", ursprungsmärkning samt miljö och social märkning.
Beroende på typ av märkning placeras informationen på olika ställen i Peppol BIS Catalogue. Läs mer om detta via länken: Nya kodlistor i Peppol |
| Varugrupp [leverantörens egen varugrupp och/eller UNSPSC] | Item classification code | Används för att kunna organisera artiklarna i varugrupper. Exempelvis kan information om varugrupp underlätta för beställaren att välja artikel. En UNSPSC-kod även ge möjlighet till automatisk kontering.
Välj vilken varugrupp/produktgrupp som leverantören ska ange, antingen leverantörens egen varugrupp och/eller UNSPSC. |
| Produktbeskrivning | Item description | Används för att ge en längre beskrivning av artikeln för att underlätta för beställaren att hitta rätt artikel. |
| Jämförelsepris | Standardized unit price | Anges för att visa jämförpris för artikeln per angiven kvantitet och enhet. |
| Minsta beställningskvantitet | Minimum order quantity | Anges för att visa minsta kvantitet som kan beställas. |
| Länk till bild | External item specifications | Används för att länka till en extern bild. |
| Relaterade artiklar | Accessory related item/Item identifier | Anges för att ange artikelnummer på relaterade artiklar/tillbehör. |
| Ursprungsland | Item origin country | Beställaren önskar få information om artikelns ursprungsland |
Avgränsad webbutik
Förslag på kompletterande villkor - Avgränsad webbutik
Avgränsad webbutik - Förslag på kompletterande villkor för e-handel | Behov/kommentar (inte till upphandlingsdokumentet) |
|---|---|
Artiklar i den avgränsade webbutiken ska omfatta den information som är obligatorisk för att skapa meddelandet Peppol BIS Punch Out samt [ange era eventuella krav på valfri information i meddelandet, se förslag nedan på kompletterande information] | Den artikelinformation som ska ingå i efterföljande e-handelsmeddelande måste återfinnas i den angränsade webbutiken, , till exempel. den typ av artikelnummer som ni väljer för Punch Out och Faktura. |
Sökord | Sökord till artikeln. Används för att förbättra sökmöjligheterna för beställaren. Det är möjligt att ange flera sökord till en artikel. |
Sorteringsbara träfflistor | Sorteringsbara träfflistor kan underlätta för beställaren att hitta rätt artikel. |
Bilder på artiklar | Bilder förbättrar och förenklar beställarupplevelsen. |
Produktbeskrivningar | Används för att ge en längre beskrivning av artikeln för att underlätta för beställaren att hitta rätt artikel. |
Avtalade priser | För att underlätta för beställaren samt ge möjlighet till automatisk matchning mot fakturan bör avtalade/rabatterade priser anges i webbutiken. |
Beställningsenhet | Används för att beställaren ska veta vilken enhet som artikeln ska beställas i, exempelvis artong, flaska, liter eller kilo. |
Jämförelsepris | Anges för att visa jämförpris för artikeln per angiven kvantitet och enhet. |
Artikelmärkning | Används för märkningar av artiklar, exempelvis "fri från gluten"/"innehåller gluten", ursprungsmärkning samt miljö och social märkning. |
Ursprungsland | Beställaren önskar få information om artikelns ursprungsland |
Konfigurerad artikel | Beställaren önskar få en specifikation på och beskrivning av de artiklar som den sammansatta artikeln består av. |
Relaterade artiklar | Anges för att ange artikelnummer på relaterade artiklar/tillbehör. |
Punch Out
Förslag på kompletterande villkor - Punch Out
Punch Out - Förslag på kompletterande villkor för e-handel | Behov/kommentar (inte till upphandlingsdokumentet) |
|---|---|
Varukorgen ska reserveras i [ange tid] i avvaktan på order från systemstödet för e-handel. | Beställaren kan behöva reservera artiklar under en viss period för att utföra kontroll, kontering och attest i det egna systemstödet för e-handel innan order sänds till leverantör. Observera – Funktionen att reservera artiklar med Punch Out ligger inte underförstådd i specifikationen utan förutsätter att parterna i förväg avtalat om den. Se Praktiska tips. |
Användare ska vid påloggning i webbutiken välja en leveransadress i syfte att kunna få aktuell information om lagersaldo och leveransmöjligheter. | Funktionaliteten ingår inte i Punch Out utan förutsätter att leverantören kan implementera stöd för val av leveransadress vid inloggning i webbutiken. Används i de fall som val av leveransadress är nödvändig för att få korrekt lagersaldo. Se Praktiska tips. |
Det artikelnummer som anges i Punch Out ska utgöras av [ange typ av artikelnummer] | Artikelnummer och/eller GTIN är obligatoriskt att ange i Peppol Punch Out. Det används i beställningen/ordern för att identifiera en unik artikel. Det kan finnas skäl för att bestämma vilken typ av artikelnummer som leverantören ska ange, leverantörens eget artikelnummer och/eller GTIN.
OBS: Den typ av artikelnummer som väljs för Punch Out måste användas i alla meddelanden där artikeln ingår. Kontrollera därför att motsvarande villkor även anges för till exempel Faktura och för innehållet i den avgränsade webbutiken. |
Momssats och momskategori | Kan eventuellt behövas i det egna systemstödet för e-handel för att skapa en order. |
Förslag på valfria Verksamhetsbegrepp – Punch Out
Förklaring till tabellen: Nedan listade Verksamhetsbegrepp är valfria i Peppol standarden, men de kan vara nödvändiga för att e-handeln ska fungera på ett bra sätt. De förordas av SFTI för att, vid behov, användas för en väl fungerande e-handel. Börja med att undersöka om något eller några av Verksamhetsbegreppen är nödvändiga i den aktuella upphandlingen. Om så är fallet, inled med följande mening:
- Punch Out ska utöver obligatorisk information även omfatta information enligt följande Verksamhetsbegrepp. Verksamhetsbegreppen är svenska översättningar av termnamn i Peppol BIS Punch Out.
Fortsätt med att ange de Verksamhetsbegrepp ni behöver för att er e-handel ska fungera. Ange även termnamnet.
Verksamhetsbegrepp | Termnamn | Behov/kommentar (inte till upphandlingsdokumentet) |
|---|---|---|
Kontraktsreferens | Contract identifier | Används för att koppla den överförda varukorgen till rätt avtal.
Not: Termnamnen för Kontraktsreferens skiljer sig åt mellan Punch Out/Katalog och Faktura, men informationen ska vara densamma. |
Leverantörens identitet | Seller identifier | Begreppet används internt i Köparens och leverantörens system för att identifiera den juridiska Leverantören. Kan vara samma som PeppolID. |
Köparens identitet | Buyer identifier | Begreppet används internt i köparens och leverantörens system för att identifiera den juridiska köparen. Kan vara samma som PeppolID. |
Pristyp | Price type | Anger pristyp på artikeln, exempelvis kontraktspris, listpris eller dagspris.
|
Kontraktsartikel | Contracted item indicator | Kan användas för statistik. |
Artikelmärkning | "Certificate" alternativt "AdditionalItemProperty" | Används för märkningar av artiklar, exempelvis "fri från gluten"/"innehåller gluten", ursprungsmärkning samt miljö och social märkning.
Beroende på typ av märkning placeras informationen på olika ställen i Peppol BIS Punch Out. Läs mer om detta via länken: Nya kodlistor i Peppol |
Varugrupp [leverantörens egen varugrupp och/eller UNSPSC] | Item classification code | Används för att kunna organisera artiklarna i varugrupper, till exempel för att ge möjlighet till statistik. En UNSPSC-kod även ge möjlighet till automatisk kontering.
Välj vilken varugrupp/produktgrupp som leverantören ska ange, antingen leverantörens egen varugrupp och/eller UNSPSC.
|
Order och ordersvar
Förslag på kompletterande villkor – Order och ordersvar
Order och ordersvar - Förslag på kompletterande villkor för e-handel | Behov/kommentar (inte till upphandlingsdokumentet) |
|---|---|
Ordern kommer att innehålla: · Köparens identitet · Avtalsnummer som ordern är kopplad till · Prislista som ordern är kopplad till · Ordernummer som ska återges på ordersvar och faktura · Köparens organisationsnummer · Godsmärkning för utskrift på kollietikett · Slutmottagarens identitet för att säkerställa att leveranser når rätt plats och person · Leverantörens artikelnummer och/eller GTIN · Momssats och momskategori per orderrad | För information till leverantören om vad som order kommer att innehålla. Uppgifterna skickas enligt Peppolstandard. |
Ordersvaret ska innehålla: · Köparens identitet · Säljarens identitet · Ordernummer från köparens order · Förklaring till status ordersvarsrad · Leverantörens artikelnummer och/eller GTIN på beställda artiklar · Restkvantitet om inte hela den beställda kvantiteten kan levereras samtidigt · Ersättningsartikel artikelnummer UNSPSC eller Leverantörens varugrupp · Momssats och momskategori per ersättningsartikel · Leveransplan för leverans om leveransen delas upp på flera leveranstillfällen |
|
Förslag på valfria Verksamhetsbegrepp – Ordersvar
Förklaring till tabellen: Nedan listade Verksamhetsbegrepp är valfria i Peppolstandarden, men de kan vara nödvändiga för att e-handeln ska fungera på ett bra sätt. De förordas av SFTI för att, vid behov, användas för en väl fungerande e-handel.
Börja med att undersöka om något eller några av Verksamhetsbegreppen är nödvändiga i den aktuella upphandlingen. Om så är fallet, inled med följande mening:
- Ordersvar ska utöver obligatorisk information även omfatta information enligt följande Verksamhetsbegrepp. Verksamhetsbegreppen är svenska översättningar av termnamn i Peppol BIS Ordering.
Fortsätt med att ange de Verksamhetsbegrepp ni behöver för att er e-handel ska fungera. Ange även termnamnet.
Verksamhetsbegrepp | Termnamn | Behov/kommentar (inte till upphandlingsdokumentet) |
|---|---|---|
Ordernummer | Order document reference | Ska vara ett unikt nummer. Skapas i köparens systemstöd för e-handel. Benämns även orderreferens. |
Leverantörens identitet | Seller party identification (I PO Seller identifier) | Begreppet används internt i Köparens och leverantörens system för att identifiera den juridiska Leverantören. Kan vara samma som PeppolID. |
Köparens identitet | Buyer party identification (i PO: Buyer identifier) | Begreppet används internt i köparens och leverantörens system för att identifiera den juridiska köparen. Kan vara samma som PeppolID. |
Förklaring till status ordersvars rad | Response clarification | Beskrivning av status i de fall orderraden ändras gentemot orderns rad. Anledningen äar även föra att man inte ska behöva kontakta leverantörenm för att få reda på varför en artikel inte kan levereras. |
Orderöverenskommelse
Förslag till kompletterande villkor planeras att publiceras framöver.
Leveransavisering
Förslag till kompletterande villkor planeras att publiceras framöver.
Faktura från leverantören
Förslag på kompletterande villkor - Faktura
Faktura - Förslag på kompletterande villkor för e-handel | Behov/kommentar (inte till upphandlingsdokumentet) |
|---|---|
Det artikelnummer som anges på fakturan ska utgöras av [ange typ av artikelnummer] | Det artikelnummer som anges på fakturan ska utgöras av [ange typ av artikelnummer] Artikelnummer och/eller GTIN är obligatoriskt att ange på Peppolfakturan. Den används att koppla samman artikeln på fakturan med artikeln på beställningen/ordern. Det kan finnas skäl för att bestämma vilken typ av artikelnummer som leverantören ska ange, leverantörens eget artikelnummer och/eller GTIN. Dock bör det vara detsamma som anges i de order som leverantören får via systemstödet för e-handel.
OBS: Den typ av artikelnummer som väljs för Faktura måste användas i alla meddelanden där artikeln ingår. Kontrollera därför att motsvarande villkor även anges för till exempel Katalog eller Punch Out. |
Förslag på valfria Verksamhetsbegrepp - Faktura
Förklaring till tabellen: Nedan listade Verksamhetsbegrepp är valfria i fakturastandarden, men de kan vara nödvändiga för att e-handeln ska fungera på ett bra sätt. De förordas av SFTI för att, vid behov, användas för en väl fungerande e-handel. Se även de fakturareferenser som föreslås som villkor i avsnitt 10 – Faktura från leverantören. Läs mer om viktigare fakturareferenser i SFTI:s handledning.Börja med att undersöka om något eller några av Verksamhetsbegreppen är nödvändiga i den aktuella upphandlingen. Om så är fallet, inled med följande mening:
- Fakturan ska utöver obligatorisk information även omfatta information enligt följande Verksamhetsbegrepp. Verksamhetsbegreppen är svenska översättningar av termnamn i Peppol BIS Billing.
Fortsätt med att ange de Verksamhetsbegrepp ni behöver för att er e-handel ska fungera. Ange även termnamnet.
Verksamhetsbegrepp | Termnamn | Behov/kommentar (inte till upphandlingsdokumentet) |
|---|---|---|
Referens orderrad | Referenced purchase order line reference | Systemstödet för e-handel kan kräva orderreferens på varje fakturarad för att fakturan ska kunna matchas mot en order på radnivå. |
Faktureringsobjekt och objektsreferens | Invoice line object identifier | Referens till Faktureringsobjekt behöver kompletteras om fakturan omfattar fler objekt och/eller matchning sker på radnivå.
|
Basantal för artikelpris | Item price base quantity | Det antal som priset gäller för. Behöver anges om det är fler än 1. |
Kontraktsreferens | Contract reference | Läs om Kontraktsreferens i SFTI:s handledning för viktigare referenser på fakturor och överväg om det är möjligt att ställa krav på det. Not: Termnamnen för Kontraktsreferens skiljer sig åt mellan Faktura och Katalog/Punch Out, men informationen ska vara densamma. |