Praktiska tips vid krav på e-handel i samband med upphandling av varor och tjänster
Stäm gärna av upphandlingsdokumenten mot följande tips som grundas på praktisk tillämpning av e-handel.
Ta höjd i tidplanen för uppsättningen av e-handel
Ta om möjligt höjd i tidplanen för leverantörens uppsättningsarbete, till exempel för att utforma en produktkatalog med avtalade varor och tjänster eller en avgränsad webbutik. Ta också hänsyn till att ni själva kan ha interna ledtider för uppsättning i systemstödet för e-handel samt kontroller av kataloginnehåll med mera.
Undersök potentiella leverantörernas erfarenhet av avgränsade webbutiker och Punch Out
Leverantörer kan ha olika erfarenhet av att utforma avgränsade webbutiker och Punch Out. Därför kan det vara bra att göra en avstämning av hur det ser ut på den marknad som är aktuell i en kommande upphandling.
Undersök gärna om, och i sådana fall hur länge, det är möjligt att i olika webbutiker att parkera en varukorg i väntan på en order. I vissa fall kan leverantören behöva veta till vilken leveransadress som leveransen ska ske för att kunna ge korrekt lagerinformation. Här kan det vara relevant att undersöka om det är möjligt för beställaren att välja leveransadress i webbutiken vid inloggning från det egna systemstödet för e-handel.
Kontrollera innehållet i avgränsade webbutiker
Den upphandlande organisationen bör sätta upp rutiner för att följa upp och kontrollera att innehållet i avgränsade webbutiker överensstämmer med det som avtalats. Rutinerna kan till exempel omfatta stickprovskontroller direkt i webbutikerna och/eller avstämning mot utdrag med aktuella priser och aktuellt sortiment i webbutiken. Eventuella behov av datafiler/listor med webbutikens innehåll bör anges redan i upphandlingen.
Både köpare och leverantör behöver vara registrerade i Peppols adressregister
Enligt SFTI:s förslag på krav på e-handel vid upphandling av varor och tjänster ska den leverantör som skickar eller tar emot Peppolmeddelanden alltid göra det via Peppolnätverket. Det innebär att leverantörerna har rätt att förvänta sig att den upphandlande organisationen också kan ta emot och/eller skicka meddelanden via Peppolnätverket. Båda parter måste således vara registrerade i Peppols adressregister SMP för att ta emot aktuella meddelandetyper, till exempel katalog, order, ordersvar, leveransavisering och faktura.
Säkerställ att termer/Verksamhetsbegrepp placeras på rätt ställe i Peppolmeddelanden
Stäm gärna av att leverantören placerar termer/Verksamhetsbegrepp på rätt ställe i Peppolmeddelanden, till exempel de fakturareferenser ni har ställt krav på, eventuella rabattsatser som behöver redovisas med mera. Använd gärna SFTI:s kostnadsfria verifieringstjänst.
Läs mer om de viktigaste referenserna på fakturan i SFTI:s handledning.Verifieringstjänsten
Handledning för viktiga referenser på fakturor
Gå igenom processen för order, ordersvar, leverans och faktura i samband med avtalsstart
I samband med avtalsstart kan det vara bra att gå igenom vad som avtalats för den aktuella processen för order, ordersvar, leverans och faktura och hur e-handeln ska sättas upp i de fall leverantören har haft flera alternativ för att uppfylla dessa villkor. Det kan också vara bra att klargöra hur till exempel den referensinformation som ska anges på fakturan är utformad och var den ska placeras. För matchning på radnivå är det viktigt att säkerställa att leverantören anger samma artikelnummer på fakturan och ordersvaret som på ordern (gäller order utifrån Katalog, via Punch Out och Beställningsformulär).
Mot bakgrund av den aktuella upphandlingen är det också viktigt tydliggöra hur leverantören ska ta emot en order och hur och när ordern ska besvaras. Leverantörer som tar emot order som e-postmeddelanden bör förslagsvis sätta upp en funktionsbrevlåda för att säkerställa hanteringen. Tänk på att order via e-post gör att processen sker vid sedan av systemstödet för e-handel, till skillnad från standardiserade Peppolorder och hantering i en leverantörsportal.
Vidare kan det vara bra att gå igenom om, och i sådana fall i vilket skede, det är möjligt för leverantören att avvisa hela eller delar av en order, eller byta ut artiklar i den, samt om leverantören ska lämna någon särskild information i samband med leveransen, till exempel orderreferens på följesedlar.
Prisjusteringar kan påverka matchning mellan order och faktura
Det finns vanligen funktioner i systemstöd för e-handel som gör automatiska kontroller genom att matcha priserna i order som skickas till leverantören med de priser som leverantören sedan anger på fakturan. För att minska risken för onödiga matchningsavvikelser är det viktigt att prisuppgifter i produktkataloger, avgränsade webbutiker och beställningsformulär är uppdaterade när prisjusteringarna träder i kraft. Därför kan det vara bra att stämma av att eventuella villkor och rutiner för prisjusteringar fungerar med den aktuella utformningen av e-handeln.
I de fall en beställningsprocess hos köparen inleds precis före en avtalad prisjustering kan det ändå uppstå matchningsavvikelser. Det beror på att det vanligtvis är två personer inblandade hos köparen innan leverantören får ordern - en person som skapar beställningen och en annan som attesterar den. Om de priser som var aktuella vid beställningen uppdateras innan den hinner attesteras och skickas till leverantören (som en order), kan leverantören ha rätt att fakturera det avtalade pris som gällde när ordern togs emot. Konsekvensen blir att det uppstår avvikelser vid matchningen mellan order och faktura.
Felhantering
De villkor i upphandlingen som hanterar eventuella fel och brister i leveransen bör även omfatta e-handel. Överväg behovet av specifika viten till exempel för förseningar vid uppsättningen av e-handel.