E-handel i offentlig sektor

E-handel omfattar de delar i den offentliga inköpsprocessen som kommer efter kontraktstilldelningen: beställning och order, leverans och fakturahantering. Med e-handel utbyter köpare och leverantörer av varor och tjänster elektroniska meddelanden mellan sina respektive systemstöd. Utbytet sker i enlighet med en i förväg överenskommen affärsprocess.

Det finns flera anledningar att e-handla för både offentliga organisationer och leverantörer. E-handel gör det möjligt att förbättra styrningen och effektivisera arbetet i en inköpsorganisation. Det finns även lagar och förordningar som säger att vissa delar av den offentliga inköpsprocessen måste vara digital.

En stor del av de statliga myndigheterna måste enligt förordning (2003:770) om statliga myndigheters elektroniska informationsutbyte) hantera sina beställningar och order elektroniskt. Leverantörer till offentlig sektor ska enligt E-fakturalagen (2018:1277) i de flesta fall skicka elektroniska fakturor. E-fakturalagen innefattar även direktupphandlingar.

Utveckling av e-fakturering

Från år 2030 ska alla gränsöverskridande transaktioner mellan företag inom EU rapporteras digitalt. Företagen ska använda e-fakturering med en gemensam standard för dessa transaktioner.

VIDA (Vat In the Digital Age) är en del i EU-kommissionens arbete med att modernisera EU:s momsprocess och minska momsbedrägerier, och det ingår i kommissionens handlingsplan för rättvis och enkel beskattning. EU har beslutat att införa reglerna i initiativet VIDA.

Regeringen har beslutat att tillsätta en utredning som ska analysera hur EU-reglerna ska genomföras i svensk rätt. Utredningen ska även undersöka om elektronisk fakturering och digital rapportering bör införas för inhemska transaktioner, det vill säga på nationell nivå. Om elektronisk fakturering och digital rapportering införs för på nationell nivå i Sverige kommer det att påverka faktureringen mellan företag.

Fördelar för offentlig sektor

Syftet med e-handel är att bidra till en effektiv inköpsprocess genom att offentlig sektor

• använder upphandlade ramavtal och ökar sin avtalstrohet,
• får kostnadsbesparingar i form av bättre priser på längre sikt och att det blir enklare att göra priskontroller,
• kan göra tidsbesparingar genom att effektivisera sina beställningar och sin fakturahantering, vilket även leder till färre fel,
• kan öka resurserna för själva kärnverksamheten,
• kan öka sin kvalitet och service genom att förbättra sin interna styrning och kontroll samt möjligheten till uppföljning,
• får ökad rättssäkerhet,
• kan göra miljövinster.

Många systemstöd för e-handel har funktioner som effektivisera interna processer. Ett exempel är när en ansvarig person godkänner en beställning i systemet redan innan en order skickas till leverantören. Om fakturan överensstämmer med den godkända beställningen och mottagna varor eller tjänster är leveransgodkända i systemet kan fakturan kan attesteras automatiskt.

SFTI har tagit fram en informationsfilm som beskriver fördelarna med e-handel, som offentliga organisationer kan använda för att utbilda medarbetare och chefer.

Fördelar för leverantörer till offentlig sektor

För leverantörer innebär e-handel en möjlighet att effektivisera leveransprocessen. När leverantören får in en elektronisk order går det att koppla den till egna order-, lager- och faktureringssystem. En annan fördel är att fakturering med e-faktura ofta innebär att fakturaprocessen blir effektivare för båda parter.

E-handel bidrar även till att anställda på offentliga organisationer på ett enkelt sätt kan beställa från upphandlade ramavtal, då de finns inlagda i inköpssystemet.

Läs vidare

Digg:s information om lag, förordning och föreskrifter på e-handelsområdet

Digg:s information om att komma igång med e-handel

Digg:s information om krav på e-handel för statliga myndigheter

Digg:s uppföljning av statliga myndigheters e-handel

 EU.s information om e-invoicing

Skatteverkets information om transaktionsbaserad rapportering och e-fakturering