Krav på e-handel vid upphandling av varor och tjänster

Elektronisk handel (e-handel) mellan upphandlande organisationer (köpare eller beställare) och deras leverantörer behöver anpassas till det som ska köpas in. Det bästa är att planera för utformningen av e-handel i samband med upphandlingen, gärna redan under en eventuell förstudie.

Både köpare och leverantörer vinner på att upphandlande organisationer ställer enhetliga krav på tekniska lösningar. Det är därför viktigt att tillämpa standardiserade elektroniska meddelanden för till exempel kataloger med varor och tjänster. Det är också viktigt att säkerställa att det egna systemstödet för e-handel kan hantera standarder. Under följande avsnitt beskrivs kortfattat hur e-handeln kan utformas kopplat till de olika meddelanden som rekommenderas av SFTI. Vidare har SFTI tagit fram ett antal förslag på krav på e-handel som kan användas vid den offentliga sektorns upphandlingar av varor och tjänster.

Med e-handel menas här den del av inköpsprocessen som följer efter tecknandet av ett ramavtal eller kontrakt (nedan kallat avtal). Förslagen är i första hand tänkta att utformas som särskilda kontraktsvillkor. I förekommande fall ges flera olika alternativ som leverantörer kan välja mellan för att uppfylla ett villkor. Om den upphandlande organisationen vill prioritera något eller några av alternativen kan dessa i stället användas för att utforma tilldelningskriterier.

Det är alltid den upphandlande organisationen som bär ansvar för den enskilda upphandlingen, inklusive de krav som ställs.

Krav på det egna systemstödet för e-handel

Den upphandlande organisationen som använder förslagen behöver ha ett systemstöd för e-handel som kan

• hantera de standarder för elektroniska meddelanden och kommunikationssätt som SFTI rekommenderar, samt information som utformats och placerats enligt SFTI:s anvisningar,
• hantera uppladdning av produktkataloger som leverantören inte själv kan skicka via Peppolnätverket,
• skicka order via e-post till leverantörer som inte kan ta emot order via Peppolnätverket.

Det kan även vara bra att tillhandahålla ett webbgränssnitt (leverantörsportal) som är kopplat till det egna systemstödet för e-handel. En leverantörsportal gör det möjligt för leverantörer som inte kan att skicka eller ta emot standardiserade meddelanden via Peppolnätverket att delta i upphandlingar där det finns krav på e-handel. Leverantörsportalen behöver kunna hantera obligatorisk information i de meddelanden som SFTI rekommenderar, samt eventuella kompletterande krav på valfri information som ställs i upphandlingar.

Systemstödet behöver vanligtvis också ha stöd för att visualisera för beställare vilken rangordning som gäller för beställningar från ramavtal där det finns flera leverantörer. Det kan också finnas behov av att kunna tillämpa SFTI Item Availability Check (API) en standard som gör det möjligt för beställaren att kontrollera om en artikel finns i lager hos leverantören.

Myndigheten för digital förvaltning (Digg) ger stöd för att komma i gång med e-handel.

Läsanvisningar

SFTI:s förslag på villkor för e-handel delas in i 10 avsnitt. Varje avsnitt inleds med en förklarande text och därefter kommer en tabell med de villkor som föreslås, samt i vissa fall en förtydligande kommentar. På några ställen finns det även länkar till ett avsnitt med Kompletterande villkor som kan vara relevanta för en specifik upphandling. Hakparenteser används för att ange text som behöver ersättas med aktuella uppgifter för den upphandlande organisationen.

En upphandling bör alltid omfatta villkoren i avsnitt 1, 2 och 10 samt, i de flesta fall, avsnitt 7. Villkoren i övriga avsnitt tillämpas med utgångspunkt från utformningen av e-handel i den aktuella upphandlingen. Det är alltid bra att titta igenom avsnittet Praktiska tips.

Avsnitt

1. Generella villkor2. Ansvar3. Katalog4. Avgränsad webbutik5. Punch Out6. Beställningsformulär7. Order och ordersvar8. Orderöverenskommelse9. Leveransavisering10. FakturaPraktiska tipsKompletterande villkor