Krav på e-handel vid upphandling av varor och tjänster

Elektronisk handel (e-handel) mellan upphandlande organisationer (köpare eller beställare) och deras leverantörer behöver anpassas till det som ska köpas in. Planera för utformningen av e-handel i samband med upphandlingen, eller redan under en eventuell förstudie.

Både köpare och leverantörer vinner på att upphandlande organisationer ställer enhetliga krav på tekniska lösningar. Därför är det bra att följa SFTI:s rekommendationer och använda standardiserade elektroniska meddelanden för e-handel samt följa SFTI:s anvisningar om den svenska tillämpningen av dessa standarder.

Den här handledningen omfattar kortfattade beskrivningar av e-handel med stöd av de standarder som SFTI rekommenderar samt förslag till villkor att ställa i upphandlingar av varor och tjänster.

Med e-handel menas här den del av inköpsprocessen som följer efter tecknandet av ett ramavtal eller kontrakt (avtal). Förslagen är i första hand tänkta att utformas som särskilda kontraktsvillkor. I vissa fall ges förslag på flera olika alternativ som leverantörer kan välja mellan för att uppfylla ett villkor. Dessa kan även användas för att utforma tilldelningskriterier.

Det är alltid den upphandlande organisationen som bär ansvar för den enskilda upphandlingen, inklusive de krav som ställs.

Krav på det egna systemstödet för e-handel

De villkor för e-handel som SFTI föreslår i de följande avsnitten förutsätter att den upphandlande organisationen har ett systemstöd för e-handel, ett inköpssystem, som kan

• hantera SFTI:s rekommendationer för meddelandestandarder, kommunikationssätt och anvisningar för den svenska tillämpningen
• hantera uppladdning av kataloger som leverantören inte själv kan skicka via Peppolnätverket,
• skicka order via e-post till leverantörer som inte kan ta emot order via Peppolnätverket.

Det kan även vara bra att tillhandahålla ett webbgränssnitt (leverantörsportal) som är kopplat till det egna systemstödet för e-handel. En leverantörsportal gör det möjligt för leverantörer som inte kan att skicka och ta emot standardiserade meddelanden via Peppolnätverket att delta i upphandlingar där det finns krav på e-handel. Leverantörsportalen behöver kunna hantera information i enlighet med SFTI:s rekommendationer, samt eventuella kompletterande krav på information som den upphandlande organisationen ställer.

Systemstödet behöver vanligtvis också kunna visualisera för beställare vilken rangordning som gäller för beställningar från ramavtal där det finns flera leverantörer. Det kan även finnas behov av att kunna tillämpa SFTI Item Availability Check (API), en standard som gör det möjligt för beställaren att kontrollera om en artikel finns i lager hos leverantören.

Upphandlingsmyndighetenger stöd för att komma i gång med e-handel.

Läsanvisningar

SFTI:s förslag på villkor för e-handel delas in i 10 avsnitt. Varje avsnitt inleds med en kortfattad beskrivning, därefter kommer en tabell med de villkor som föreslås, eventuellt med förtydligande kommentarer. På några ställen finns det även länkar till ett avsnitt med kompletterande villkor som kan vara relevanta för en specifik upphandling. Hakparenteser används för att ange text som behöver ersättas med aktuella uppgifter för den upphandlande organisationen.

Tanken med förslagen är att upphandlingen alltid bör omfatta villkoren i avsnitt 1, 2 och 10 samt, i de flesta fall, avsnitt 7. Villkoren i övriga avsnitt tillämpas därefter med utgångspunkt från utformningen av e-handel i den aktuella upphandlingen. Det är alltid bra att titta igenom avsnittet Praktiska tips.

Avsnitt

1. Generella villkor2. Ansvar3. Katalog4. Avgränsad webbutik5. Punch Out6. Beställningsformulär7. Order och ordersvar8. Orderöverenskommelse9. Leveransavisering10. FakturaPraktiska tipsKompletterande villkor